Officemanager/ administratief medewerker team Herstel & Ervaringsdeskundigheid (32 uur)

Functieomschrijving

Ben jij iemand die graag ondersteunt, organiseert en overzicht houdt? Als officemanager bij het Herstelbureau van HVO-Querido ondersteun je het team Herstel & Ervaringsdeskundigheid en zorg je dat processen, administratie en planning soepel verlopen.

Jouw rol
In deze rol ondersteun je de teammanager, coördinator en beleidsadviseur Ervaringsdeskundigheid en zorg je ervoor dat de dagelijkse organisatie van het team soepel verloopt. Je organiseert en coördineert bijeenkomsten en vergaderingen en zorgt voor een goede praktische en administratieve voorbereiding. Denk hierbij aan het opstellen van agenda’s, het versturen van uitnodigingen en stukken en, waar nodig, het verzorgen van notulen.

Ook beheer je de mailbox van het Herstelbureau. Je beantwoordt vragen en zorgt ervoor dat berichten bij de juiste collega’s terechtkomen. Daarnaast verzorg je bestellingen van onder andere inventaris, drukwerk en kantoorartikelen en bewaak je de voortgang van trainingen waarvoor betaling nodig is. Verder verwerk je ziek- en betermeldingen en handel je verschillende meldingen af, zoals meldingen over schoonmaak, klachten en evaluaties. Je verzorgt de financiële administratie, zoals het laten versturen van facturen en het bijhouden van inkomende en uitgaande betalingen. Je beheert de deelnemersregistratie en zorgt dat deze altijd up-to-date is. Dankzij jouw nauwkeurige werkwijze kunnen de teammanager en coördinator altijd beschikken over actuele gegevens, bijvoorbeeld bij het opstellen van tertiaalrapportages. Tot slot ben je verantwoordelijk voor het agendabeheer van de teammanager en ondersteun je bij het plannen en afstemmen van afspraken.

Je bent daarmee een belangrijke schakel voor collega’s, trainers, vrijwilligers en samenwerkingspartners en draagt bij aan een toegankelijke, goed georganiseerde en prettige werkomgeving binnen het team.

Team
Je maakt deel uit van het team Herstel & Ervaringsdeskundigheid van HVO-Querido. Onze fysieke plek is het Herstelbureau, gevestigd aan de Eerste Ringdijkstraat in Amsterdam Het Herstelbureau is in de eerste plaats een veilige plek waar mensen met elkaar in gesprek kunnen gaan. Een plek waar ze deel kunnen nemen aan cursussen en andere herstelactiviteiten en misschien wel, stap voor stap, hun eigen ervaringsdeskundigheid kunnen ontwikkelen. Een tweede rol van dit team is het geven van voorlichting over herstel en ervaringsdeskundigheid. Tot slot draagt het team bij aan innovatie op het gebied van herstel en ervaringsdeskundigheid op zowel strategisch, tactisch als uitvoerend niveau.

Onze activiteiten worden behalve aan de Eerste Ringdijkstraat ook op andere locaties in Amsterdam georganiseerd. Het team bestaat uit trainers, een beleidsadviseur, een kwartiermaker, vrijwilligers, stagiairs, ondersteunende medewerkers, een officemanager, een teamcoördinator, een coördinator van de poule, ervaringsdeskundigen in de poule en een teammanager.

Jouw werkuren zijn in overleg en jouw werkzaamheden worden in overleg vastgesteld en afgestemd op wat binnen jouw uren passend en haalbaar is. In de startperiode werk je hierbij nauw samen met de huidige officemanager die haar werkzaamheden aan jou zal overdragen.

Jouw profiel
Jij bent een organisatietalent. Zelfstandig, verantwoordelijk en flexibel zijn eigenschappen van jou. Je pakt snel informatie op en houdt ervan om zaken op tijd en goed geregeld te krijgen. Geconcentreerd en nauwkeurig werken gaat jou goed af, ook in een levendige omgeving. Organiseren en ervoor zorgen dat alles op rolletjes loopt, is jouw tweede natuur. Als snelle denker pak jij zaken proactief op, nog voordat iemand anders eraan gedacht heeft. Herken je jezelf ook in onderstaande wensen, dan maken we graag kennis met jou!

• Je beschikt over een mbo-3 diploma, bij voorkeur in een administratieve richting;
• Je hebt ervaring in een vergelijkbare functie;
• Affiniteit met herstel en ervaringsdeskundigheid is een pre;
• Je hebt een positieve instelling en bent klantvriendelijk, geduldig, en flexibel;
• Digitaal werken gaat je goed af, je maakt je nieuwe applicaties snel eigen.
• Je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk in het Nederlands. Beheersing van de Engelse taal is een pre.

Arbeidsvoorwaarden en bijzonderheden

• Een baan met veel vrijheid en ruimte voor initiatief;
• Het betreft in eerste instantie een contract voor de duur van een jaar met uitzicht op verlenging;
• Jouw salaris bedraagt minimaal € 2.635,- en maximaal € 3.906,- bruto per maand (schaal 5, CAO Sociaal Werk) op basis van een 36-urige werkweek.
• Een 2e klas mobiliteitskaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen met OV of gebruik van OV-fiets;
• Overige arbeidsvoorwaarden zijn conform CAO Sociaal Werk. Zo krijg je een individueel keuze budget van 17,07%. Hierin zitten onder andere vakantiegeld en een eindejaarsuitkering. Ook bouw je maandelijks een loopbaanbudget van 1,5% op.
• We vinden vitaliteit belangrijk en bieden jou daarom jaarlijks een sportvergoeding van € 100,-;
• Een referentiecheck en verklaring omtrent gedrag maken onderdeel uit van deze procedure.
• Met een interactief onboardingprogramma bieden we jou een warm welkom en een goede start.

HVO-Querido heeft de ambitie om een inclusieve en gelijkwaardige organisatie te zijn waar alle cliënten en medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich thuis voelen, met als doel om betere kwaliteit van zorg te leveren aan onze cliënten en een veilige en inspirerende werkplek te bieden voor onze medewerkers. Bij HVO-Querido werken we vanuit drie kennisbronnen: ervaringskennis, praktijkkennis en wetenschappelijke inzichten.

Meer informatie?
Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Paulina Sedney, teammanager van het Herstelbureau, via 06-25463059. Als je vragen hebt over de procedure, kun je bellen met junior recruiter Sana Pinto Silva via 06-15365021.

Direct solliciteren?
Graag ontvangen we je digitale reactie vóór 30 maart a.s.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.